La Gran Loggia 2020, un grande progetto vincente grazie al rispetto delle norme sanitarie. Per il Palacongressi di Rimini “case story”



Le case history del Palacongressi di Rimini. Ritrovarsi a Rimini

La Gran Loggia torna con il suo tradizionale appuntamento con 1.500 ospiti in presenza

Una grande sfida quella che il Grande Oriente d’Italia ha lanciato quest’anno al Palacongressi: organizzare La Gran Loggia 2020 con 1.500 ospiti in presenza. Un progetto ambizioso che si è rivelato vincente grazie al rispetto del norme sanitarie in tutti i momenti dell’evento.
Gli eventi dai grandi numeri oggiCon il progetto #Safebusiness by IEG, gli eventi con ospiti in presenza vengono gestiti in sicurezza in ogni fase. Anche con i grandi numeri.Un allestimento di grande impatto
Il tratto caratteristico del raduno della Gran Loggia è l’allestimento di un vero e proprio Tempio nel quale si svolgono i lavori dell’associazione in seduta plenaria. Per operare nel pieno rispetto delle regole sul distanziamento odierne, abbiamo utilizzato nella Sala della Piazza la consueta scenografia rendendo però disponibili solo 800 posti a sedere. Parte degli ospiti ha potuto seguire i lavori dalla sala dell’Anfiteatro dove grazie alle tecnologie a disposizione della sede era trasmessa real time la proiezione di quanto avveniva nel Tempio. 
Il valore di spazi flessibili 
Gli spazi flessibili e ampi del Palacongressi offrono infinite possibilità sia nella dislocazione dei partecipanti che nella gestione dei flussi. Le aree esterne sono dedicate alle procedure di rilevazione temperatura e controllo delle presenze grazie ad una piattaforma digitale di struttura che ne traccia ingresso, permanenza e spostamenti.
rilevazione in esternorilevazione in esterno segnaleticasegnaletica distanziamentodistanziamentoMostre, incontri e ristorazione in sicurezza

Segnaletica digitale e indicazioni sui percorsi e distanze da mantenere hanno permesso di non creare assembramenti. L’organizzatore ha potuto invitare a cena gli ospiti, per due serate, in una sezione della sala della Piazza. Anche quest’anno è stata allestita una mostra nel foyer A al piano terra. Nella sala del Castello si sono svolti incontri culturali, mentre l’altra sezione della stessa sala ha ospitato la tradizionale “Biblioteca” che per permettere regolare affluenza ha utilizzato uno spazio più grande del solito. Ogni ospite in sede era dotato di mascherina e negli spazi comuni erano diffusi i dispenser per la sanificazione delle mani. La parola all’Event Manager“La Gran Loggia quest’anno ha celebrato i suoi 20 anni a Rimini. Tradizionalmente l’appuntamento è fissato per la primavera, ma a causa della pandemia non avrebbe potuto svolgersi. Quando dominava ancora l’incertezza sul futuro degli eventi, il Gran Maestro Stefano Bisi ha ribadito l’importanza di dare un segnale di fiducia e appena è stato possibile, ha scelto di spostare il raduno al mese di settembre. L’idea da subito è stata quella di realizzarlo totalmente in presenza e nella consueta modalità, dando così prova di grande coraggio e grande fiducia nei confronti della nostra Event & Conference Division. Abbiamo così messo a disposizione tutta l’esperienza maturata negli anni e quella dei primi eventi che abbiamo ospitato in questi mesi. I partecipanti a questa edizione 2020 sono stati di poco inferiori alle precedenti e tutto si è svolto nel migliore dei modi, grazie alla sinergia fra gli operatori della filiera e al completo rispetto delle norme sanitarie adottate dal Palacongressi che dimostrano come sia possibile garantire già oggi il piacere di far incontrare le persone”.

Elena Marani, Event Manager Event & Conference Division IEG
#ReadyToday-ReadyTomorrow

IN INGLESE

This year, the Grand Orient of Italy launched a real challenge to the Palacongressi: to organise the Grand Lodge 2020 with 1,500 guests in attendance.  An ambitious endeavour that proved to be a success in full compliance with the health regulations during the entire event.
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#Safebusiness by IEG is the project that ensures every stage of in-person events is managed in complete safety. Even when big numbers are involved.
Very impressive staging
The characteristic feature of the Grand Lodge meeting is the setting up of an authentic Temple where the association holds its plenary session. To fully comply with current rules on physical distancing, we used the regular scenography in the Sala della Piazza, but with a reduced seating capacity of 800. Several guests followed the activity from the Anfiteatro where the venue’s advanced technologies transmitted in real time what was being projected in the Temple.
The strength of flexible spaces 
The flexible and large, open spaces of the Palacongressi provide countless opportunities both in terms of dislocating participants and people flow management. The external areas are assigned to temperature checks and presence monitoring thanks to a digital platform that traces guests’ entrance, duration and movements in the venue.

Exhibitions, meetings and catering, all in complete safety
Digital signage and indications marking routes and distancing made sure no mass gatherings occurred. The organiser even invited guests to dinner in the sala della Piazza on two evenings. This year there was also the traditional exhibition in Hall A on the ground floor. The sala del Castello hosted cultural encounters, whereas the “Library” was set up in in another, larger than usual section of the same room to allow for greater access. All participants wore masks and hand sanitizing points were present throughout the venue.

The event manager’s angle
“This year the Grand Lodge celebrated 20 years in Rimini. The event is normally held in Spring, but for obvious reasons this year that wasn’t possible. When the future of events was still uncertain, the Grand Maestro Stefano Bisi reiterated the importance of sending out a signal of confidence and as soon as it was possible, he chose to move the meeting to the month of September. There was no question of it not being held totally in attendance and in the customary manner, as a further testament to their great courage and immense faith in our Event & Conference Division. Naturally, we brought to the table the experience we have accumulated over the years as well as that of the first events that we hosted in the last few months. The number of participants in this 2020 edition was almost on a par with previous editions and everything ran smoothly, thanks to the synergy between all the operators involved and the utmost respect for the health regulations adopted by the Palacongressi. Proof once again that in these challenging times, we can still ensure people can meet up safely”.
 
Elena Marani, Event Manager
Event & Conference Division Italian Exhibition Group spa



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